• Alakítsunk ki kellemes, barátságos környezetet
• Bátorítsunk mindenkit az aktív részvételre
• Pontosan tisztázzuk a célt
• Koncentráljunk a lényeges kérdésekre
• Tárjuk fel és tegyük láthatóvá az összefüggéseket és az ellentmondásokat is
• Figyeljünk oda egymásra, hallgassuk meg a másikat
• Osszuk meg egymással a gondolatainkat és felfedezéseinket

A környezet kialakítása

A világkávézó módszer neve többek között arra utal, hogy nem csupán a feladat feldolgozásának a menete speciális, hanem az ehhez szükségszerűen kialakított környezet is: leggyakrabban egy kávéház imitáció, vagyis kis, lekerekített asztalok néhány székkel, nagyméretű papírok, színes filcek, egy váza virág stb., de még ennél is fontosabb a fizikai tér által befogadott és megjelenített szociális tér.

A társas tér mindenekelőtt biztonságos teret jelent, amely lehetőséget ad arra, hogy minden résztvevő alkotó módon gondolkodjon, beszéljen és hallgassa meg a társait. A társas tér befogadó, invitáló, ahol a kellemes fizikai környezeten túl mindennek megvan a kommunikációs vonatkozása is: a közlés és befogadás feltételének, összekapcsolásának és harmóniájának biztosítása. A kávéházra is jellemző kis, csupán néhány fő személyes találkozását lehetővé tévő asztalok és ezek szabálytalan elrendezése az intimitást és a szabad gondolkodást serkentik, vagyis a résztvevők nyitottságát mind a befogadásra, mind pedig a közlésre. Az eszközök és ötletek nagy része ugyanezt a célt szolgálja.

Más elemek inkább a módszer lebonyolításának előkészítéséhez tartoznak. A legfontosabbak ezek közül:

• A helyiség természetes fénnyel megvilágított és növényekkel körülvett legyen. Nagyobb cserepes növények vagy virágok is létre tudják hozni a természetes érzést.
• Üres falfelület, amelyre nagyméretű papírokat, fehér anyagot lehet feltenni vagy ahova guruló fehér táblák elhelyezhetők a közös gondolkodás vizuális megjelenítéséhez.
• Elegendő méretű helyiség ahhoz, hogy az asztalok között mind a résztvevők, mind a program vezetője (kávéház vendéglátója) kényelmesen tudjon közlekedni.
• Kicsi, négy-öt személy részére alkalmas, lehetőség szerint kerek asztalok, amelyek rendezetlenül (nem sorokban) vannak elhelyezve. Rajtuk lehetőség szerint tarka vagy más, hétköznapi színű terítő, de megteszi az egyszerű fehér is, vagy csomagolópapír. Hozzájuk tartozó, elegendő számú szék.
• Nagyméretű papír(ok) (papírfunkciós - flipchart - tábla méretű) minden asztalon, akárcsak az olyan kávézókban, ahol a papír asztalterítőre írhatnak a vendégek.
• Négy személy számára elegendő vizes alapú, papírhoz való filctollak több színben minden asztalon, kis üvegben elhelyezve.
• Kis váza az asztalokon - nem műanyag - virággal és/vagy gyertyával
• A helyiségben egy asztal elkülönítve a prezentáló és/vagy a vendéglátó (programvezető) eszközei számára
• Tea, kávé, frissítő, elegendő víz a résztvevők számára.

Üdvözlés és felvezető

A közös munka az üdvözléssel (befogadás), valamint egy technikai és érzelmi felvezetővel indul, amely világossá teszi az összejövetel kontextusát, "kávéházi etikettjét" (a módszer sajátosságai és szabályai), és a résztvevők számára együttműködésre alkalmas érzelmi környezetet alakít ki.

A program vezetője, a kávézó házigazdája szerepe kettős: egyrészt segítenie kell a kreatív munkához szükséges légkör megteremtését, vagyis el kell érnie, hogy a résztvevők minél oldottabban, korlátoktól mentesen érezzék magukat; másrészt viszont be kell tartatnia a kávézó módszer működéséhez szükséges szigorú szabályokat.

A házigazda fogadja az érkező "vendégeket", és segít nekik elhelyezkedni az asztaloknál akár véletlenszerűen, akár irányítottan, ha a munka azt kívánja (például különböző foglalkozások egy helyre koncentrálása vagy éppen minden asztalnál való megjelenítése). Üdvözli a csoportot, és időt kell szánnia arra is, hogy az asztaltársaságok kicsit megismerjék egymást, elsődlegesen a társas tér asztalkörében bizalommal legyenek egymás iránt. Fontos az is, hogy a magukkal hozott problémákat, napi ügyeket a kávéház falain kívül hagyják, és ráhangolódjanak az alkotó munkára.

A továbbiakban a program vezetője bemutatja a világkávézó módszer folyamatát és a megtárgyalni kívánt problémát. Világossá teszi az aktuális összejövetel célját, és megfogalmazza a problémát kezelhetővé tevő konkrét kérdéseket, amelyek a folyamat végéig mindenki számára jól látható helyre kerülnek.

A kávéház módszer alapelveit a vendéglátó szintén úgy helyezi el, hogy folyamatosan látható legyen, és elmagyarázza, hogy ez lesz a kávéházi etikett.

Megválaszolandó kérdések

Minden forduló egy konkrét kérdés köré épül, amely a téma körülményeit vagy célját határozza meg. A kérdés több forduló esetében is lehet ugyanaz, de a kérdések épülhetnek egymásra is, azzal a céllal, hogy irányítsák vagy koncentrálják a beszélgetést.

A világkávézó módszer sikere nagymértékben függ a helyesen megfogalmazott kérdéstől. A szakirodalom szerint "olyan kérdést kell megvizsgálni, ami számít", s ez lényegében három problémakört vet fel: mennyit, mit és hogyan kérdezzünk.

A kérdések száma a módszerben nem meghatározott. Legtöbbször csak egy kérdést vetnek fel a teljes projekt idejére, de lehetőség van arra is, hogy a probléma több kérdésben fogalmazódjon meg, amennyiben a feldolgozási folyamat logikus menetét teszik lehetővé több kiscsoportos forduló során.

Lényegesebb szempont, hogy mit kérdezünk. A tudást és a kreativitást az inspiráló kérdésekre adott válaszok generálják: olyanok, amelyek a résztvevők aktuális aggodalmait, problémáit megszólítják. A problémakör része az is, hogy mit ne kérdezzünk. Például olyan kérdéseket, amelyek "az igazságot" akarják feltárni vagy eldönteni.

A hogyan kérdésben a legfontosabb, hogy a kérdés megfogalmazása eleve egy meghatározott gondolkodás- és viselkedésmódra hangolja a résztvevőket, ami nagymértékben befolyásolja a folyamat eredményét. Ezért érdemes olyan kérdéseket feltenni, amelyek megoldási lehetőségek feltárására ösztönöznek, és amelyek a résztvevőket nem negatív érzésekkel kapcsolják össze (pl. felelősök keresése, vádaskodás), hanem olyasvalamivel, aminek a sorsát szívükön viselik.

Az eredményes kérdések tehát a nyitott kérdések és amelyek nem igényelnek azonnali konkrét lépéseket vagy problémamegoldást, hanem inkább új ötleteket, gondolatokat, lehetőségeket tárnak fel. A jó kérdés egyszerű és világos, gondolatébresztő (provokáló), energiatermelő, koncentrálja a vizsgálódást, felszínre hoz nem tudatos feltételezéseket, új lehetségeket tár fel, hasznos kérdést kutat.

Kiscsoportos fordulók

A konkrét munka az asztalok körül kialakított kis csoportokban zajlik, egy vagy több fordulóban. Ez a szakasz a módszer sajátos meghatározó része.

Ha már ismerjük az összejövetel pontos célját és a rendelkezésre álló időt, el lehet dönteni a beszélgetési fordulók számát és hosszát, a kérdésfelvetés módját és azt, hogy miként kapcsolhatók össze és ütköztethetők a gondolatok a legérdekesebben.

A szélsőséges, leginkább egyedi eseteket egyrészt a spontán összejövetelek, ötletelések jelentik (InstantCafé) és a 45 percnél rövidebb, kis létszámú programok (Café Lite); másfelől pedig a nagy létszámú, akár egész napot vagy több napot igénybe vevő események (SuperCafé). A programok többsége ezek közé esik.

A legegyszerűbb variációt a kis létszámú (kb. 10 fő) és rövid ideig tartó (egy- vagy kétórás) összejövetel jelenti (Conversation Café). A felvezetés után a vendéglátó mindenkinek tollakat és papírokat oszt ki, hogy gyűjtsék össze a gondolataikat. Az első fordulóban minden egyes résztvevő röviden felvázolja ezeket úgy, hogy a többi szereplő semmilyen visszajelzést nem tehet. A második fordulóban a "beszélő" segítségével a résztvevők már részletesebben fejtik ki észrevételeiket vagy új, felszínre került meglátásaikat. Ezt követően a program vezetője megnyitja a nyílt vitát. Ebben a variációban a klasszikus kávéházi környezet is átalakul, hiszen egy nagyobb asztalt ülnek körül a résztvevők. A nagyobb létszám miatt arra sincs lehetőség, hogy mindenki közös papírra jegyezze fel gondolatait, azokat egymáshoz kötve.

Az összetettebb, nagyobb létszámú (10-50 fős) programoknál a 4-5 fős asztalokkal valósul meg a módszer. Ennek egyszerűbb variációjában az asztaltársaságok végig együtt maradnak. Hasonlóan az előbbi menethez, saját gondolataikat kifejtve és ezekre reflektálva kialakítják azt a közös mintázatot, amely a csoport tagjainak tudásából szinergikus hatások mentén előtűnik. Ehhez azonban az asztalon levő papíron lehetőség szerint a teljes elmét kihasználó és információsűrítő rajzokkal együt alkotják meg a megosztott vizuális teret.

A módszer ereje és hatékonysága azonban akkor érvényesül leginkább, ha az asztaltársaságok állandóan változnak több (általában három), körülbelül 20-30 perces fordulónként. Az első, fenti menethez hasonló forduló után egy-egy embert megkérünk, hogy maradjon az asztalnál vendéglátóként, míg a csoport többi tagja más-más asztalhoz csatlakozik. A helyi vendéglátó köszönti a látogatókat és röviden összefoglalja a legfőbb gondolatokat, témákat és kérdéseket, amelyek az első fordulóban felmerültek. A cél és a feladat az, hogy a résztvevők az eredeti asztaluk tapasztalatait, témáit, kérdéseit hozzákapcsolják a papíron megjelent mintázathoz. Minél több lehetőség van arra, hogy a résztvevők meglátogassanak más asztalokat is, annál inkább megtermékenyítőleg kapcsolódnak össze és hatnak egymásra a gondolatok, új perspektívákat és jelentéstartalom-rétegeket hozva a felszínre. Az utolsó kiscsoportos körben mindenki visszatérhet az eredeti asztalához, hogy feldolgozzák és letisztázzák magukban a beszélgetések tanulságait és a felmerült meglátásokat.

Fontos, hogy egy-egy csoport minden tagja különböző asztalokhoz megnjen az első kör után. A gondolatok többszörös egymásra hatása gyakran hoz létre olyan meglepő eredményeket, amelyek máskülönben nem születhettek volna meg. Ugyanis a folyamatos keveredésekkel a résztvevők nem egyszerűen a saját gondolataikat ütköztetik mindig másokéval, hanem a korábbi asztaltársaságuk teljes rendszerét kapcsolják, illetve ütköztetik más rendszerekkel.

Tanulságok, eredmények (betakarítás, aratás)

A kiscsoportos (vagy közben igény szerint plenáris) munka után az egyének megosztják benyomásaikat, gondolataikat, eredményeiket a nagy csoport többi tagjával. Az eredményeket a résztvevők vizuálisan is megjelenítik.

A világkávézó módszer utolsó lépése a kiscsoportos munkák lezárása. A szakirodalomban betakarításnak, aratásnak nevezik, ezzel is hangsúlyozva, hogy elsősorban a közös munka során felszínre került tudás és értékek rendszerezése, használata a célja. Vagyis nem a záró forduló teremti meg a világkávézó módszer eredményeit, hanem a megérett gondolatok és javaslatok begyűjtése a feladata. A végső szakasz tartalmáról és feladatáról némileg megosztott a szakirodalom:

(1) A kiscsoportos (10 fő), rövidebb változatban, ahol egy asztal körül folyik a munka, a kb. másfél órás program utolsó 5-10 perce a záró rész: minden résztvevő röviden visszajelez, hogy az ő saját, eredeti gondolkodásmódja mennyiben változott, finomodott vagy erősödött meg. A közös beszélgetés nem a felmerült gondolatokat rendezi újra, hanem az egyénben történt változásokat tekinti át.

(2) A többfordulós világkávézó egyik változatában a plenáris egymás felé fordulás szintén arra szolgál, hogy a résztvevők reagáljanak a kiscsoportos beszélgetésre, és a saját új meglátásaikat osszák meg. Ebben az értelmezésben a tudáskávézókban nincs lehetőség prezentációkra és arra, hogy a program vezetője értékelje a résztvevők tapasztalatait.

(3) A többfordulós módszer egy másik változatában a plenáris munka teszi átláthatóvá a kiscsoportokban kialakult mintázatokat. A falfelületre kiteszik az asztaloknál készült nagyméretű papírokat, hogy minden résztvevő láthassa azokat, majd a program vezetője megkéri a csoportokat, hogy szánjanak néhány percet annak megfogalmazására, hogy mely felismerések jelentették a legtöbbet az asztaltársaságnak. Ennek lényegét minden csoport megosztja az összes résztvevővel, amit szintén jól láthatóan papírokra jegyeznek. Az asztaltársaságok beszámolói után néhány percet szánnak olyan kérdések végiggondolására, mint: Mi formálódik ki az elhangzottakból? Ha valaki egyben látná a kialakult közös tudást, mit mondana? Milyen mélyebb kérdések fogalmazhatók meg a beszélgetések eredményeként? Felismerhető-e valamilyen újabb mintázat, és ha igen, mire mutat, és milyen információval szolgál?

A plenáris munka legnagyobb részét az résztvevők itt a közösen megosztott mintázatokból kialakuló új mintázat sajátosságairól szóló beszélgetésre szánják. Az előző változatokhoz képest a progrma koordinátorának ebben az esetben jóval nagyobb szerepe és felelőssége van. Ugyan nem neki kell átlátnia és megfogalmaznia a folyamat eredményét, de a plenáris beszélgetés irányítása különös figyelmet és érzékenységet igényel.

forrás: Gáspár Tamás - Király Gábor - Csillag Sára (2014): Fehér Asztal mellett. A világkávézó részvételi technika szemlélete és módszertana. Kovász, 2014 Tavasz-Tél, 11-41.

A gyergyói térség egyik legsúlyosabb problémája a fiatalok elvándorlása. Mivel a városban csupán egyetlen szakterületen lehet egyetemi tanulmányokat folytatni, ezért a fiatalok nagyrésze (éveten mintegy 100 személy) más városokban folytatja tanulmányait. Az egyetemi évek alatt kapcsolatuk a helyi közösséggel meggyengyül, tanulmányaik befejezése után kevesen térnek haza, mert úgy gondolják, hogy itthon nincs lehetőségük elhelyezkedni. A fiatalok nem ismerik az itthoni lehetőségeket, sem egymás szakmai érdeklődését, a közösség alig ismeri fiataljait, mindez egy súlyos információhiányos állapotot hoz létre.

Friss felmérésünk szerint a fiatalok nagyrészének ugyanakkor vannak ötletei, szívesen részt vennének szakmai projektekben, viszont nem látnak erre lehetőségeket. Projektünk célja, hogy erősítsük a fiatalok közösségét és a fiatalok és a helyi közösség kapcsolatát. Segítsük abban, hogy megismerjék egymás szakmai érdeklődését, egymásra találjanak azok, akik hasonló tervekkel, ötletekkel rendelkeznek. Találkozási lehetőséget biztosítunk számukra, képzést szervezünk (projektmenedzsment és pályázatírás témában), amely segíti őket, hogy ötleteiket kifejtsék, szakszerűen leírják, és legyen egy képük a finanszírozási lehetőségekről is.

Gyakorlatilag egy olyan támogatórendszert építünk, amely segíti a fiatalokat abban, hogy itthon sikeresen indítsanak el szakmai kezdeményezéseket, és könnyebb legyen számukra a tanulmányaik befejezése utáni hazatérés.

Az IfiCafé a találkozást, az ismerkedést és a közös ötletelést segíti. Az eseményre mintegy 30 személyt várunk, és úgy számítjuk, hogy körülbelül 12-14 olyan közös projektötlet születik, amelyre a fiatalok összefogásával kis kezdeményező csoportok alakulnak.

Továbbá a közeljövőben egy egynapos műhelymunkát is szervezünk, amely során kis szakmai csoportokban, az IfiCafén megszületett közös ötleteiket kidolgozhatják. Az ötleteket a helyi közösséggel is megismertetjük, a helyi intézmények és nonprofit szervezetek képviselőivel.

Szeptember végén egy adománygyűjtő honlapot indítunk, az Een Helpende Hand Alapítvány és a Jan Post Egyesület támogatásával, ahová a kezdeményezéseket feltöltjük és segítünk abban, hogy a kezdeményező csoportok pénzt és szakmai támogatást kapjanak a kezdeményezések megvalósítására.

Egy pályázatírás képzést is szervezünk ősszel, az Élmény Alap támogatásával és a pályázatírókat összehozzuk a kezdeményező csoportokkal, hogy segítsenek pályázatokat írni az ötletek, kezdeményezések megvalósítására.